ITIL 4 ile IT Hizmet Yönetimi

2011’den bu yana güncellenmeyen ITIL, ITIL 4 olarak hayatımıza girdi.

ITIL, service management, itsm, it, management

Şimdi diyeceksiniz ki eski öğrendiklerimiz çöpe mi gitti? Hayır, ITIL 4 eski versiyondan çok farklı değil, sadece eskiden birbirinden biraz daha bağımsız olarak aktarılan süreçlerin bir bütün halinde nasıl kullanılabileceğinin anlatıldığı ve ITIL Practitioner ile hayatımıza giren uygulama konseptlerinin daha Foundation seviyesinde empoze edilmeye başlandığı çok başarılı bir versiyon olmuş. Sürekli iyileştirmenin öneminin altının çizilmesi, DevOps, Agile, Lean gibi diğer metodolojiler ile nasıl birlikte çalıştığının anlatılması, daha bütünleşik bir bakış açısına geçilmesi de diğer artıları.

Her IT profesyonelinin en az Foundation seviyesinde bilmesi gerektiğini düşündüğüm ITIL 4 için Axelos tarafından yetkilendirilmiş eğitim kurumlarından eğitim alabilir, sınavına girerek kendinizi sertifikalandırabilirsiniz. Foundation sonrası devam etmek isteyenler için de çok güzel bir kariyer tercihi olabilir.

ITIL, kariyer, ITSM, sertifika, certification, carrier, master, foundation, practice

Türkiye’de ITIL eğitimlerinde tavsiyem Educore, eğitmeni Erman Taşkın‘ın ITIL 4’ün yazarları arasında bulunmakta olduğunu ayrıca eklemek isterim.

I’m speaking at CS4CA MENA Summit!

The 3rd in a successful series of exclusive Cyber Security for Critical Assets Summits in the MENA region, that brings together the region’s industry leaders to discuss and create best practice industry guidelines. The CS4CA MENA Summit is brought to you by Qatalyst Global

ISO 27001’e Çevik Yaklaşım

ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi’ni kurmak artık eskisi kadar zor değil. Reçetesi çıkmış, neler yapılması gerektiği bilinen, yetişmiş eleman kaynağının bile rahat bulunabildiği bir konu haline geldi artık 27001.

Ama sistemi kurmak ile yaşatmak arasında ince bir çizgi var; kurduğunuz sistemi planlı bir şekilde yaşatmazsanız bir süre sonra takip etmesi zor ve içinden çıkılamaz bir yapı haline geliyor.

iso-27001-1[1]

Farklı iş yerlerinde, farklı ekiplerle, farklı stratejilerle yönetildiğini tecrübe ettiğim ISO 27001 için son günlerde izlemeye başladığım yöntem ise Agile (çevik) yönetim, daha da açmak gerekirse Scrum metodolojisi.

Daha önce yazılım projelerinde tecrübe ettiğim, küçük çaplı projelerde başarısını gördüğüm, karmaşık ve kalabalık ekiplerde iş paketlerinin yığıldığı, takip edilmesinin imkansız hale geldiği projeleri de yaşadığım Scrum’ı ISO 27001’in yaşatılması için kullanma fikri, klasik iş planında ana başlıklar altında verilen sorumlulukların denetimlerde hep eksik verir hale dönüşmesi üzerine detay kırılıma gitme ihtiyacıyla gelişti.

Kişilerin yetkinliğine ve sorumluluk bilincine olan güvenle yürütülemeyen büyük parçaları “böl ve fethet” yöntemi ile, küçük parçalar halinde, çıktılarını daha görünür hale getirerek ilerletmenin faydasını ilk günden itibaren hissetmeye başladık.

scrum-nedir-780x405[1]

İşe büyük parçaları görebildiğim klasik iş planı ile başlamak ilk adımımdı. ISO 27001’in yaşam döngüsü içerisinde periyodik olarak yapılması gereken işleri öncelikle ay bazında bölerek ana başlıklarıyla bir “master plan” oluşturmak aslında daha önceden verimli bir şekilde yürütemediğimiz işlerin listelenmesinden başka bir şey değildi.

Sonra sıra sürecimiz için uygun periyodun belirlenmesi ve iş adımlarıyla ilgili kuralları tanımlamaya geldi.

Yazılım projelerinde haftalık ya da 2 haftalık sprint periyotları iş takibi için uygunken ISO 27001 için işin doğası gereği aylık sprint’lerin uygun olduğu kanısına varıp, günlük toplantılar yerine haftalık toplantılar ile planlama yapmaya karar verdik.

scrum335[1]

Klasik akıştan sapmadan ISO 27001’in doğasına uygun adımları Trello uygulaması üzerinde oluşturarak görülebilirliği arttırmak adına takibimi kolaylaştıracak etiketler ile de destekledik.

Aylık açılan panolarda ana adımları iş kartlarına bölerek yapılacaklar listemizi oluşturup, haftalık toplantılarda da o haftanın planlamasını yaparak verimli ve görülür bir akış elde ettik.

trello

İşin yönetimi ve izlenebilirliği açısından haftalık planlamalarla takip edilen aylık panolar işin mutfağı iken yapılan işlerin yönetim gözüyle görünür kılınması için ise yine Trello üzerinde BigPicture eklentisinin yardımını aldık.

Tüm iş kartlarını bir liste halinde görüp etiket ve terminlerine göre takip edebildiğimiz bu ekranda ayrıca bir Gantt şeması yardımıyla da proje planımızı izlenebilir hale getirdik.

BigPicture

Planlı, Plansız, Gecikmeli işlerin ne olduğunu tek ekrandan takip edip, her küçük iş kartının çıktısını kontrol altına alabildiğimiz bu yeni sistemde kişilerin yetkinlik ve sorumluluk bilincinden bağımsız kontrollü bir yapıya geçerek ISO 27001’i yaşatılabilir bir yapıya soktuk.

Bundan sonrası metodolojiye uyum ve sürekli takip, her proje ve operasyonda olduğu gibi.

Explaining IT Strategies to the Non-IT Executives in a World of Technology

Why so expensive?

It’s what we usually hear from the C level executives in the budgeting period that IT is a huge cost. Are we doing something wrong? Are our estimations so bad that the C levels go crazy each time we sit down around the table.

Most probably NO!

But why do we get misunderstood?

Here you can find some answers from my experiences and thoughts on the dilemma of explaining IT budgets to the non-IT executives (especially for manufacturing companies in emerging markets).

The Problem:

Not everyone works in a tech company. Life is easier for those who work in tech since the executives know technology.

For the rest, you should understand that the technological progress is faster than the changes in the traditional businesses. Businesses like manufacturing or finance have evolved throuhout the years but the core processes remained more or less the same. Yes, they are using more technology today but their main processes are the same as they used to be in the past. There is automation, there is AI, they have all the data they don’t even need but they are still using all these technologies in order to do the jobs they used to do, just faster and more reliable.

I would like to point out that those are the 2 businesses that use technology the most, all the other businesses are behind these 2 which most of the economy relies on.

Technology became a part of almost all businesses very fast. Most companies did not even have computers or internet just 2 decades ago and now even the local store around the corner uses internet for banking and ordering goods. Technology is more and more integrated as the complexity and size of the business grows.

But most of these companies are run by executives who did not use computers as a part of their daily routine when they first started working. Some of them were able to be a part of the change and understand the meaning of IT in their business but for most of them IT is all about buying “computers and stuff”.

Today companies need infrastructure and software as well as support but that’s not the end. More business processes evolve with technology so larger companies started to either become tech companies or create tech companies to support their needs.

Outsourcing is an option, it s still profitable especially in the developed markets where the awareness and the level of technology is higher.

What about the emerging markets?

There is a great potential in the emerging markets since they still have a long way to go in their local businesses but on the other hand they are the ones outsourcing the developed markets so they have the right resources.

All they need is to have right strategies to lead the companies (or countries) in the right direction.

How are we supposed to convince the executives that what we are doing is not an extra cost but it is essential to the continuity of the business?

First of all we must all know that “doing what everyone else is doing” will not take us to the lead.

We must do what everyone else is doing and just then we will be on the same level with our competitors. We must look for areas of innovation after this point.

For many years, executives expected IT departments to miraculously take the company to another level when they wanted to invest on IT processes. They thought this was continuous improvement (or Kaizen if you are working in a Lean environment).

Let’s agree on something; being ITIL compliant or ISO 27001 certified is not something that will make you a star, it is the baseline. Whatever you do after that point will take you to the other levels.

Make sure that your executives are on the same page with you on this. Make sure that the IT standards are the baseline that you need to comply with, not a magic wand.

Form a compliance team to ensure your organization meets the baseline.

And now we can talk about innovation.

Internet of Things (IoT), Industry 4.0, Digital Transformation, Big Data, Artificial Intelligence and all those great areas of innovation is now ahead of you.

But again, doing what everyone else is doing is not going to get you to the lead so plan your projects accordingly.

First, start with baby steps: draw your technological baseline. See what everone else is doing and pinpoint the problematic areas to catch up with the baseline.

Form a team for innovation, do not overload the team with the routine, let the other teams handle the daily routine while the innovation team builds your future.

Keep it simple.

Use the power of iterative development.

Set achievable targets and manage the innovation.

And the world is yours once you pass the baseline.

There is one more thing to remember: yesterday’s innovation is today’s baseline.

So, improve continually!

Now it’s the Kaizen time 😉